T.C.
ESENYURT BELEDİYE BAŞKANLIĞI
MALİ HİZMETLER MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI İLE ÇALIŞMA USUL VE
ESASLARINA DAİR YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1- (1) Bu yönetmeliğin amacı, Esenyurt Belediye Başkanlığı Mali Hizmetler Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2- (1) Bu yönetmelik, Esenyurt Belediye Başkanlığı Mali Hizmetler Müdürlüğünün, görevli Müdür ve diğer personelin görev yetki ve sorumluluklarını kapsar.
Dayanak
MADDE 3- (1) Bu yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ile yürürlükte bulunan diğer mevzuata göre hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Belediye : Esenyurt Belediyesini,
b) Başkan : Esenyurt Belediye Başkanını,
c) Başkanlık : Esenyurt Belediye Başkanlığını,
d) Müdür : Esenyurt Belediye Başkanlığı Mali Hizmetler Müdürünü,
e) Müdürlük : Esenyurt Belediye Başkanlığı Mali Hizmetler Müdürlüğünü,
f) Muhasebe İşlemleri Şefliği: Esenyurt Belediye Başkanlığı Mali Hizmetler Müdürlüğü Muhasebe İşlemleri Şefliğini,
g) Ön Mali Kontrol İşlemleri Şefliği: Esenyurt Belediye Başkanlığı Mali Hizmetler Müdürlüğü Ön Mali Kontrol İşlemleri Şefliğini,
h) Strateji Şefliği: Esenyurt Belediye Başkanlığı Mali Hizmetler Müdürlüğü Strateji Şefliğini,
i) Evrak Kayıt ve Arşiv İşlemleri Şefliği: Esenyurt Belediye Başkanlığı Mali Hizmetler Müdürlüğü Evrak Kayıt ve Arşiv İşlemleri Şefliğini.
İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş, Teşkilat ve Bağlılık
Kuruluş
MADDE 5- (1) Mali Hizmetler Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanunun 48. maddesi ve Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik Hükümlerine dayanarak kurulmuştur.
Teşkilat
MADDE 6- (1) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
a) Müdür,
b) Muhasebe Yetkilisi,
c) Muhasebe İşlemleri Şefliği,
d) Ön Mali Kontrol İşlemleri Şefliği,
e) Strateji Şefliği,
f) Evrak Kayıt ve Arşiv İşlemleri Şefliği.
Bağlılık
MADDE 7- (1) Mali Hizmetler Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
Müdürlüğün Görevleri
MADDE 8- (1) İzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren Belediye bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak hazırlanmasını koordine etmek.
(2) Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı harcama programını müdürlüklerden gelen teklifler doğrultusunda hazırlamak ve ilgili makamlara sunmak.
(3) Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek ve bütçe kesin hesabı ile malî istatistikleri hazırlamak.
(4) Muhasebe hizmeti olarak giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi işlemlerini yürütmek.
(5) İlgili mevzuatı çerçevesinde Belediye gelirlerini tahakkuk ettiren, gelir ve alacaklarının takip ve tahsil işlemlerini yürüten müdürlüklerden gelen verileri toplayarak muhasebe kaydına almak ve konsolide çalışmalarını yürütmek.
(6) Muhasebe kayıtlarının usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamak, gerekli bilgi ve raporları hazırlamak.
(7) Belediye personelinin maaş, ikramiye, sosyal haklara ilişkin ödemelerini yapmak, müdürlüğe gelen ve giden evrakların kaydını tutmak ve muhafazasını sağlamak.
(8) Belediyenin mülkiyetinde bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin icmal cetvellerini ve demirbaş mevcutlarını ilgili müdürlüklerden gelen veriler doğrultusunda düzenlemek ve muhasebe kaydına almak.
(9) Belediyenin, diğer idareler nezdinde takibi gereken malî iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak.
(10) Malî kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak.
(11) Ön malî kontrol faaliyetini yürütmek.
(12) Malî konularda Kanun, Tüzük, Yönetmelik gibi mevzuatla ve üst yönetici tarafından verilen diğer görevleri yapmak.
Müdürün Görevleri
MADDE 9- (1) Mali Hizmetler Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak.
(2) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevleri, Başkanlık makamınca uygun görülen program doğrultusunda ve mevzuat çerçevesinde yürütülmesini sağlamak.
(3) Müdürlük işlevlerinin yerine getirilmesinde gerekli tedbirleri almak ve konuya ilişkin Başkanlık makamına görüşlerini bildirmek.
(4) Müdürlük için gerekli personel ve diğer ihtiyaçlara ilişkin talepte bulunmak.
(5) Para ve parayla ifade edilebilen emanetlerin alınmasını, saklanmasını ve ilgililerine verilmesini veya gönderilmesini sağlamak.
(6) Mali işlemlere ilişkin kayıtları usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını, muhafazasını sağlamak.
(7) Müdürlüğün görev alanında bulunan gerekli bilgi ve raporları üst yöneticisine ve yetkili kılınmış diğer mercilere mevzuatta belirtilen sürelerde verilmesini temin etmek.
(8) Ön malî kontrol faaliyetlerinin mevzuat çerçevesinde yürütülmesini sağlamak.
Müdürün Yetkileri
MADDE 10- (1) Müdürlüğü, Başkanlığa ve Belediyenin diğer Müdürlüklerine karşı temsil eder.
(2) Müdürlüğün 1. sicil amiridir.
(3) Müdürlüğün sevk ve yönetiminde tam yetkili ve sorumludur.
(4) Müdürlük personelinin disiplin amiridir.
(5) Müdürlük işlemlerinin yürütülmesinde 1. derecede imza yetkilisidir.
Müdürün Sorumlulukları
MADDE 11- (1) Kanun, Tüzük ve yönetmelikler çerçevesinde müdürlüğün tüm görevlerinin zamanında yerine getirilmesinden; Belediye Başkanına, bağlı bulunduğu başkan yardımcısına ve mevzuat ile belirlenmiş makamlara karşı sorumludur.
Şeflerin Görevleri
MADDE 12- (1) Şefliğe havale edilen işleri, mevzuat esaslarına göre zamanında yapmak veya yaptırmak.
(2) Personelin görev dağılımını sağlamak.
(3) Çalışma ortamının emniyeti, iyileştirilmesi için gerekli tedbirleri almak, müdürlük makamına bilgi vermek.
(4) İşin yürütülmesi için müdürlüğün ihtiyacı olan, personel, malzeme, makine, teçhizat vb. temini için müdürlük makamından talepte bulunmak.
(5) Şefliğinden ayrılacak veya görev yeri değişecek olan personelin, zimmetinde bulunan iş ve evrakları teslim almak.
(6) Şefliğinde yeni görevlendirilen ya da görev dağılımı sebebi ile yeni iş verilen personelin işi ile ilgili eğitim vermek.
(7) Personelin sevk ve idaresini sağlamak, kontrol etmek ve müdüriyet makamına bilgi vermek.
(8) İşin zamanında mevzuatlara uygun bir şekilde yürütülmesi için; işin süreçleri, planlanması, sonuçlandırılması, kontrol sistemleri kurulmasını sağlamak.
(9) Esenyurt Belediyesi Stratejik plan, performans programı, İç Kontrol Eylem planında öngörülmüş şefliği ile ilgili sorumluluğun yerine getirilmesini sağlamak ve takip etmek,
Şeflerin Yetkileri
MADDE 13- (1) Müdürlük işlerinin yürütülmesinde 2. derecede imza yetkilisidirler.
(2) Müdürlüğün işlerini koordine etmeye, görev dağılımı yapmaya yetkilidirler.
Şeflerin Sorumlulukları
MADDE 14- (1) Mali Hizmetler Müdürlüğü bünyesindeki Şefliklerin başında bulunan Şefler; sorumlu oldukları şefliğin görev, yetki ve sorumluluklarını zamanında, yürürlükte bulunan mevzuata uygun olarak yerine getirilmesinden, Mali Hizmetler Müdürüne karşı sorumludurlar.
Memurlarının Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 15- (1) Memur, üst makamları tarafından kendisine tevdi edilen görevleri yürürlükteki mevzuat hükümleri çerçevesinde tam ve eksiksiz olarak zamanında yapmaktan sorumludur.
Şefliklerin Görevleri
MADDE 16 – (1) Muhasebe Şefliği; belediyenin tüm mali işlemlerinin mevzuata uygun biçimde kaydedilmesi, yürütülmesi, raporlanması ve arşivlenmesinden sorumludur.
a) Belediye muhasebe hizmetlerini yürütmek, mali işlemlerin kayıtlarını saydam, usulüne uygun ve erişilebilir şekilde düzenlemek.
b) Giderlere ilişkin ödeme işlemlerini yürütmek ve hak sahiplerine ödemelerin yapılmasını sağlamak.
c) Gelirlerin tahakkuk, tahsilat ve muhasebeleştirme işlemlerini yapmak.
d) Para, değerli evrak, emanet ve parayla ifade edilen varlıkların kaydını yapmak, saklamak ve ilgililere teslim etmek.
e) Mali mevzuata göre hazırlanması zorunlu mali raporları ve tabloları düzenlemek, Sayıştay ve diğer ilgili kurumlara sunmak.
f) Üst yönetim tarafından talep edilen mali tablolar, istatistikler ve raporları hazırlamak.
g) Mali işlemlere ilişkin belge ve kayıtların dosyalanması ve arşivlenmesini sağlamak.
h) Bilgi işlem ve otomasyon sistemleri üzerinden mali kayıt, belge ve raporlama süreçlerini yürütmek.
i) Mahkeme, İcra ve Kamulaştırma; Mahkeme, icra ve kamulaştırma işlemlerinden kaynaklanan kurum ödemelerine ilişkin tüm mali işlemlerin ilgili mevzuata uygun şekilde muhasebeleştirilmesini sağlamak ve buna yönelik gerekli kayıt, belge ve evrak hazırlıklarını yürütmek.
(2) Ön Mali Kontrol Şefliği; belediyenin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin mali karar ve işlemlerinin mevzuat, bütçe ve ödenek yapısına uygunluğunun kontrol edilmesinden sorumludur.
a) Mali karar ve işlemleri; bütçe tertibi, ödenek durumu ve ilgili mali mevzuat hükümlerine göre kontrol etmek.
b) Kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlamak amacıyla ön mali kontrol süreçlerini yürütmek.
c) Bütçe çağrısı, bütçe hazırlık süreci ve mali planlamaya katkı sağlamak.
d) Harcama programı, finansman programı ve bütçe kanununa uygunluğu değerlendirmek.
e) Harcama birimlerinden gelen mali işlem dosyalarını (satın alma, ihale, ödeme vb.) incelemek ve Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliğine uygunluğunu kontrol etmek.
f) Bütçe uygulama sonuçları, ödenek işlemleri, bütçe kesin hesabı ve mali istatistiklerin hazırlanmasına katkı sağlamak.
g) Ön mali kontrol faaliyetlerine ilişkin yıllık değerlendirme raporları hazırlamak.
h) Mali riskleri tespit etmek ve gerekli durumlarda üst yönetime bilgi vermek.
i) Taşınır işlemleri, kurumun taşınır mallarına ilişkin tüm işlem ve süreçleri (kayıt, giriş-çıkış, zimmet, depolama, dağıtım, sayım, raporlama, kayıttan düşme ve hurda işlemleri) Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine uygun şekilde yürütmek ve kayıtların doğruluğunu sağlamak.
(3) Strateji Şefliği; belediyenin stratejik yönetim, planlama, programlama, performans, paydaş analizi ve kurumsal raporlama faaliyetlerinin yürütülmesinden sorumludur.
a) Belediyenin Stratejik Planı, Performans Programı ve Faaliyet Raporunu hazırlamak, ilgili birimlerle koordinasyonu sağlamak.
b) Stratejik planlama sürecine ilişkin yöntem, takvim ve çalışma modelini oluşturmak.
c) Kurumun iç ve dış paydaşlarını belirlemek, paydaşlarla düzenli iletişim kurmak ve gelen verileri kayıt altına almak.
d) Paydaş anketleri, memnuniyet anketleri, araştırma ve analiz çalışmalarını hazırlamak, uygulamak ve sonuçlarını raporlamak.
e) Müdürlüklerle paydaş etkileşimini sağlamak, birimler arası stratejik koordinasyonu yürütmek.
f) Stratejik plan ve performans programı kapsamında yapılacak çalıştayları planlamak, programlamak ve sonuç raporlarını hazırlamak.
g) Stratejik planlama süreçlerine dair tanıtım, duyuru ve bilgilendirme çalışmalarını yapmak.
h) Stratejik amaç ve hedeflerin gerçekleşme durumlarına ilişkin izleme, değerlendirme ve ölçümleme yapmak.
i) Stratejik planlama ve performans yönetimi süreçlerine ilişkin tüm belgeleri düzenli olarak arşivlemek ve güncel tutmak.
(4) Evrak Kayıt ve Arşiv Şefliği; müdürlüğümüze ait tüm evraklarının kaydı, dosyalanması, arşivlenmesi ve kurum içi–dışı yazışmaların düzenli biçimde yürütülmesinden sorumludur.
a) Müdürlüğe gelen ve müdürlükten çıkan tüm evrakları zamanında ve doğru şekilde kayıt altına almak.
b) Gelen evrakı ilgili şefliklere iletmek ve giden evrakın usulüne uygun gönderilmesini sağlamak.
c) Resmî yazışma kuralları ve ilgili genelgelere uygun yazışmaları düzenlemek ve takip etmek.
d) Yazışma süreçlerine ait kontrol listelerini hazırlamak, güncellemek ve müdürlüklere iletmek.
e) Evrakların dosyalanması, tasnifi, arşivlenmesi ve muhafazasını mevzuata uygun şekilde yürütmek.
f) Fiziksel arşiv düzenini sağlamak.
g) Standart form, doküman ve resmî evrakların kontrolünü sağlamak ve güncel sürümlerini takip etmek.
h) Arşiv işlemlerinin mevzuata uygunluğunu denetlemek ve gerekli düzenlemeleri yapmak.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Görev ve Hizmetlerin İcrası ile Uygulama Usul ve Esasları
Görev ve Hizmetlerin İcrası
MADDE 17- (1) Mali Hizmetler Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.
a) Görevin Kabulü: Belediyemiz genel evrak kayıt işlemlerinden geçerek yada diğer müdürlüklerden müdürlüğümüze havale edilen evraklar; Müdür tarafından incelenerek ilgili Şefliklere havale edilir, havale edilen evraklar Şef tarafından görülerek ilgili personel görevlendirilir. Evraklar zimmet karşılığı görevlendirilen personele tevdi edilir.
b) Görevin Planlanması: Mali Hizmetler Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür, Muhasebe Yetkilisi ve Şef tarafından düzenlenen plan dâhilinde, yürürlükteki mevzuata uygun olarak yürütülür.
c) Görevin İcrası: Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri, yürürlükteki yasa ve yönetmelikler doğrultusunda, gereken özen ve süratle yerine getirmekle yükümlüdür.
Müdürlüğün Uygulama Usul ve Esasları
MADDE 18- (1) Mali Hizmetler Müdürlüğü, müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemleri aşağıda belirtilen mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir.
a) 5393 sayılı Belediye Kanunu,
b) 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu,
c) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,
ç) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,
d) 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu,
e) 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,
f) 2464 sayılı Belediye Gelirleri Kanunu,
g) 492 sayılı Harçlar Kanunu,
h) 213 sayılı Vergi Usul Kanunu,
ı) 1319 sayılı Emlak Vergisi Kanunu,
i) 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun,
j) 3065 sayılı KDV Kanunu,
k) 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu,
l) 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,
m) Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği,
n) Yürürlükte bulunan kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer mevzuat.
BEŞİNCİ BÖLÜM
İşbirliği ve Koordinasyon
İşbirliği ve Koordinasyon
MADDE 19-(1) Müdürlük İçi İşbirliği ve Koordinasyon
(a) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Şef ve Müdür tarafından sağlanır.
(b) Müdürlüğün görev alanındaki tüm işler, şef tarafından ilgili personellere dağıtımı sağlanarak Müdürlük makamına bilgi verilir.
(c) Müdürlük içindeki personel tüm sorun ve ihtiyaçlarını Şeflik makamına bildirir. Şef kendisine bildirilenleri Müdürlük makamına bildirerek, yapılacak işlem ile ilgili personele bilgi verir.
(d) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin, herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları, bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye ya da Şefine devir teslimini yapmaları zorunludur.
(e) Devir-Teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
(2) Müdürlükler Arası İşbirliği ve Koordinasyon
(a) Müdürlükler arası yazışmalar Başkanlık Makamı tarafından ya da mevzuat gereği aksi bildirilmedikçe Müdürün imzası ile yürütülür.
(b) Müdür, Müdürlükler arası işlemlerde koordinasyonu sağlar.
(3) Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon
(a) Kurum dışı özel ve tüzel kişiler, Kamu Kurum ve Kuruluşları ile diğer şahıslara gönderilen yazışmalar; yürürlükte bulunan mevzuat doğrultusunda Başkanlık makamı veya yetki verdiği makamın imzası ile gönderilir.
ALTINCI BÖLÜM
Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme Gelen Giden Evraklarla İlgili Yapılacak İşlem
MADDE 20- (1) Müdürlüğe gelen evraklar müdür tarafından ilgili Şefliğe ve Şef tarafından ilgili personele havale edilerek işlemlerinin, takibi ve sonuçlandırılması sağlanır.
(2) Evraklar, ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır.
(3) İlgili personel, evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
(4) Giden evraklar, ilgili kayıt defterlerine işlenir, yine zimmetle veya zimmet yerine geçecek posta teslim tutanakları gibi bir evrak ile ilgili yerlere teslim edilir.
(5) Evraklar ile ilgili havale, kayıt, teslim gibi işlemler, yazı ile veya gerekli altyapının hazırlanması ve yetki verilmesi durumunda elektronik ortamda e-imza ile yapılabilir.
(6) Müdürlükte kullanılacak defter, kayıt ve belgeler, aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda da düzenlenebilir.
(7) Elektronik ortamda düzenlenecek defter, kayıt ve belgeler, gerektiğinde çıktıları alınarak sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanıp mühürlenmek suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir.
Arşivleme ve Dosyalama İle İlgili Yapılacak İşlem
MADDE 21- (1) Yürürlükteki mevzuatın gerektirdiği evrak, defter ve dosyalar arşivde muhafazası sağlanır.
(2) Arşivde muhafazası gereken evrak, dosya, defterlerin, dijital olarak bilgisayar ortamında tutulması halinde verilerin muhafazasının ve güvenliğinin sağlanması Bilgi İşlem Müdürlüğünce yapılacaktır.
(3) Müdürlükte tutulan ve muhafazası gereken tüm evrak ve dosyalar, arşiv memuru tarafından veya müdürün görevlendireceği personel ile diğer ilgilileri tarafından Kurum Arşiv Yönetmeliği doğrultusunda muhafaza edilir.
(4) Arşiv ve arşivleme ile arşivdeki evrakın muhafazasından birim personelleri, amirlerine karşı sorumludur.
YEDİNCİ BÖLÜM
Denetim ve Disiplin
Müdürlük İçi Denetim
MADDE 22- (1) İç kontrol süreçleri kapsamında personel, yapılması gereken işlerin yürütümü ile ilgili olarak işin her kademesinde en yakın amirinden başlayarak denetime tabi tutulur. Denetim fiili olabileceği gibi elektronik ortamda ya da kontrol sistemleri kurulması şeklinde yapılabilir.
Disiplin Cezaları
MADDE 23- (1) Mali Hizmetler Müdürlüğü çalışan tüm personelle ilgili disiplin işlemleri; 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun hükümleri ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata uygun olarak yürütülür.
SEKİZİNCİ BÖLÜM
Son Hükümler
Yönetmelikte Yer Almayan Hükümler
MADDE 24- (1) İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
Yürürlük
MADDE 25- (1) Bu yönetmelik, 5393 sayılı Belediye yasasının 23. maddesi doğrultusunda, Belediye Meclisinin kabulü ve mülki idare amirine gönderildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 26- (1) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.
